为加强集团各公司往来款项管理，提高资金使用水平，规避风险，及时清理不合理的资金占用，保护企业资产安全、完整，根据《会计法》、《企业会计制度》等有关规定，结合集团公司实际情况，特制定本办法。
一、管理范围
适用于集团各公司及所属各单位的往来款项的核算及管理，包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等管理。
二、管理责任人
（一）集团财务部经理负责集团各公司总体往来款项管理工作。
（二）集团各公司及所属各企业的负责人、财务会计负责该公司的往来款项管理。
三、管理内容
（一）往来账款按业务内容设置二级科目，并按往来单位或个人进行辅助核算。要求正确使用会计科目，做到往来单位明确、记账清楚、余额准确、账表相符，做好经办部门、经办人员的登记，每月终了列出分户清单，并及时提供给集团财务部经理及各企业负责人，以便组织相关人员清收或及时报账清算。
（二）建立往来款项责任制，严格执行催款制度。经办人为第一责任人，经办人及经办部门应做好往来款项的登记备查工作，并定期和财务部核对，做到该收的资金及早收回，该付的资金合理支付。
(三)往来款项应定期对账，并制定往来清算计划。
1、集团内部各企业之间每月核对清理一次往来，发现问题及时解决，减少内部互相拖欠债务，杜绝单方面挂账现象的发生。
2、集团各企业外部往来款项每季度核对一次，查清拖欠原因，及时解决存在的问题，各企业应配合财务部门及时对应收款项进行清理回收，减少不合理占用和可能的坏账损失。并配合财务部门做好催缴记录，定期及每年度终了对应收款项进行检查，预计应收账款可能发生的坏账损失，并计提坏账准备。
3、往来款项核对结果必须形成书面文字记录，并把各种函证凭证装订成册，及时归档，方便日后查证。
（四）对长期无人追索的款项应进行调整，确属不需付的账款，报请批示后，及时做账务处理。
（五）建立备用金领用和报销制度
员工因公需要借款的，必须填制借款单，写明借款日期、金额、还款期限，经批准可借用一定数额的备用金。员工出差借款的，还款期限为出差回来后15天内。超过还款期限员工未还清借款的，从工资中逐月扣除，并不得再借新款。财务部根据制度规定进行定期清账，每月末、季末、年末必须进行借款清理，发现问题及时上报，确实有难以清理的，由相关部门领导协助处理。
（六）应收账款管理
1、指集团各公司在经营过程中，因销售商品、提供劳务和其他往来形成的尚未收到的各种款项。集团财务部采用财务软件往来明细账作为辅助账套，以登记客户应收明细账。
2、客户信息收集管理
（1）凡与集团各公司发生业务次数在两次以上，且单次交易额在1万元以上的，均在客户资料收集范围内。
（2）客户资料的收集包括：《运输合同》或《销售合同》、《委托书》、《营业执照》、《税务登记证》等复印件。若是个体委托运输或购货的，则需委托人的身份证复印件。如需开增值税发票的，须再提供客户的一般纳税人资格及开票资料（开票单位名称、纳税识别号、开户行、账号、单位地址、电话等）。
（3）特别规定：合同应收金额在10万以上，合作期在1个月以上的合同，须经集团各公司部门经理、财务会计、总经理审批备案；经领导审批后的客户合同资料由该业务经办人负责收集，并递交财务部会计保管备案；业务经办人定期对该客户的付款信用定期跟踪，定期向部门经理汇报。
3、应收账款单据传递和核算要求
（1）集团各公司发生应收账款，财务部会计审核后形成公司应收账款。对于需要开发票客户，由公司总经理负责审核并在内部发票上签字，经财务会计审核后，由开票员负责开票，财务会计凭发票登记汇总并入账。
（2）应收账款冲销流程：业务经办人收到客户付款电话通知或付款凭证传真通知时，第一时间通知出纳查款，出纳收到款后，通知该业务经办人，同时开具收款收据，会计凭收款收据及银行收款凭证在往来账务中冲消该客户应收账款。
（3）应收账款必须对应应收客户挂账，收取货款必须严格按挂账客户名称冲销。对要求开票客户，必须按对应客户挂账款开发票，不得使用A家挂账款开B家发票，造成虚开发票，使往来账项清理不了或造成挂账款混乱。
4、应收账款的监控
（1）一次性的、非月结现款现货客户产生的应收账款，由业务经办人负责于本月催收，财务会计负责监督落实，并及时通知公司部门经理该客户回款情况。
（2）对签有合同、属月结客户的应收账款，每月终了，由会计负责核对，检查本月付款申请单是否入账完备。核对准确后，于次月的10日前出具应收账款余额表和账龄分析表，提交给财务部经理、公司总经理。每月15日前出具对账单，与客户对账，并把对账情况提交业务经办人，由业务经办人负责向客户催收款。
（3）对超账期两个月以上应收账款，经多次催收仍不能收回的，业务经办人和会计必须重点跟踪，并及时向部门经理及总经理汇报，经公司领导研究采取措施，拟定催款方案。
（4）应收账款若出现呆死账要及时清理，因管理不善造成损失的，要追究业务负责人的责任。
5、应收账款的交接
（1）业务经办人岗位调换、离职，必须对本人经手的应收账款进行交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由移交人负责，交接清楚后，责任由接替人负责。
（2）凡离职的，必须在30日内向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续自行离职者其工资不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究起法律责任。
（3）业务经办人提出离职后，必须把经手的应收账款全部收回，特殊原因不能收回的，必须取得客户盖章确认的对账单，否则不予办理离职。
（4）接替人对客户确认盖章的对账单必须在一个月内逐一核实，无异议的账款单由接交人负责接手清收。
（5）《离职移交单》一式四份，移交人、接交人、部门经理、财务会计签字后各留存一份。
（七）应付款项的核算
1、应付账款核算集团各公司在经营过程中因购买商品或接受劳务等而应付给供应单位的款项。集团财务部采用往来单位明细账辅助账套，登记客户应付明细账。
2、应付账款的核算管理
（1）客户信息收集管理：凡与集团各公司发生业务次数在两次以上，且单次交易额在1万元以上的，均在客户资料收集范围内；特别规定，合同应付金额在10万以上，合作期在1个月以上的合同，需经集团各公司部门经理、财务会计、公司总经理审批备案；经领导审批后的客户合同资料由该业务经办人负责收集，递交会计保管备案。
（2）为了降低集团各公司税务风险，减少公司经营压力，要求业务经办人对应付账款往来单位业务初起商谈签合同时，要求对方开具发票，我公司凭票付款。
（3）财务部会计凭合同约定，认真核对应付付款申请单的准确性和真实性，经与对方核对准确无误后，在付款申请单上签字确认。
（4）出纳凭完备的付款申请单付款，会计凭付款申请单及银行扣款凭证在财务核算系统核销该单位的应付账款。
（5）每月终了，财务部会计必须及时核对，检查本月付款申请单是否入账完备，并在次月的10日前出具应付账款余额表，提交给财务部经理、公司部门经理和公司总经理。
（6）一般情况下与其他客户发生的应付账款不允许出现借方余额，否则，将作为应收款项及时清理。
（八）其他应收款项的核算
1、其他应收款项主要指除应收账款、预付账款等以外的其他各种应收、暂付款项，应收的各种赔款、罚款，应向职工收取的各种垫付款项。
集团各公司发生其他各种应收款项时，借记本科目，贷记有关科目；收回各种款项时，借记有关科目，贷记本科目。因在“其他应收款”项目发生数中，“个人借款”是一项特殊的借款项目，其核算与管理的具体细则见本管理规定第（五）条。
2、其他应收款的核算要求
（1）其他应收款一般情况下余额为借方，即待收回款项。为便于账务管理，在其他应收款挂账核算的个人或客户，不得再通过其他应付款核算。
（2）其他应收款只能对应具体的个人或客户挂账，而且挂账手续必须完整、合法，个人借款要有借款申请、领导批准手续；支付客户的款项必须有合同或协议；支付的押金、代垫款项必须有收据、协议；经办人员申请付款，若未取得收款客户的收据、发票前，必须挂申请人账，若取得了客户的收据、发票后再转挂或销账。不得挂出户名不确定的账，如“×××部门”、“×××分公司”等等。
（3）其他应收款只核算公司暂付款项，财务会计必须及时清理，挂账时间应严格限定，正常情况下，挂账期限不得超出2个月。
（4）其他应收款若出现呆死账要及时清理，因管理不善造成损失的，要追究管理者的责任。
（九）其他应付款的核算
1、其他应付款是指应付、暂收其他单位或个人的款项，如：暂收的保证金、押金、未按期领取的个人工资等。集团各公司发生其他应付款项时，借记银行存款、营业费用等科目，贷记其他应付款；支付款项时，借记本科目，贷记银行存款。
2、核算要求
（1）其他应付款一般情况下余额为贷方，即待支付款项。为便于账务管理，在其他应付款挂账核算的个人或客户，不得再通过其他应收款核算，核算该科目时要根据核算内容严格区分业务类型。
（2）其他应付款只能对应具体的客户挂账，而且挂账手续必须完整、合法，欠付的费用挂账时必须有申请人申请、领导批准手续，发票必须真实、合法、有效，合同或协议齐备，否则不得挂账；公司（或分公司）收取的押金、代收款项必须有收据、协议。不得挂出户名不确定的账，如 “×××部门”、“×××分公司”等等。
（3）其他应付款不得出现借方余额，否则，要作为应收款项及时清理。
四、往来账的管理
（一）往来账账龄分析
集团财务部要按月对往来账进行账龄分析，并填制账龄分析表，对于3个月以上的往来账款要及时查明原因，并编制往来账清理对策表，查出形成原因，落实责任人。
（二）往来账的清理
财务部根据往来账账龄分析表，对超账龄往来账会同其他部门落实责任人，并填制往来账清理对策表，责成责任人对预期往来账进行清理，必要时责成责任人停职清账，直至往来账清理结束。
（三）加强信息交流与沟通
集团公司各部门、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流，相互配合，上传下达，共同做好往来账款的管理工作。
五、应收账款坏账准备的核算与处理
（一）符合下列条件之一的，可由财务部门认为坏账。
1、因债务人死亡、失踪，以其遗产清偿后仍然无法收回；
2、因债务人破产，以其破产清偿后仍然无法收回；
3、债务人超过3年未履行偿还义务，并有足够的证据表明无法收回。
已经确认为坏账的应收款项，并不表明公司放弃收款的权利。如果未来某一时期收回已作为坏账处理的应收款项，应该及时恢复债权，并按照正常收回欠款进行会计账务处理。
（二）凡发生的坏账，应查明原因，如属业务经办人原因造成的，则按坏账金额的30～60%先予扣减工资或业务提成。
（三）坏账账务处理，确认坏账发生后，由财务部会计填写坏账申请书，业务经办人、公司总经理、财务部经理、集团总经理签字后，直接转销法列入当期费用，冲减当期损益。
（四）集团公司对应收款项计提坏账准备，采用“备抵法～账龄分析法”，坏账准备的提取比例为：逾期1年以内的（含1年）按其余额的5%计提；逾期1～2年按其余额的20%计提；逾期2～3年按其余额的50%计提；逾期3～4年按其余额的80%计提；逾期5年以上的按其余额的100%计提； 经确定的呆死账应100%计提。
六、本规定自公布之日起执行，由集团财务部负责解释。
山东崇德投资集团
二○一四年九月十二日
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